Tempot i arbetslivet har skruvats upp rejält de senaste åren.

Chefer går (springer!) från det ena till det andra där det mesta är bokat rygg-mot-rygg. Och dyker det upp en lucka används den till att försöka hålla mailen – detta sisyfosarbete – i schack. För att inte tala om tidsplaneringen som präglas av mer önsketänkande än realism.

Ibland blir jag trött bara av att höra en chef berätta om sin vardag.

Som ett led i arbetet för ett mänskligt arbetsliv och bättre sätt att leda (inte minst sig själv) vill jag slå ett slag för (trumvirvel!): marginaler.

Inom typografin betyder ordet marginal ”tom yta” runt t ex bilder eller texter. Och det är exakt det jag menar chefer behöver mer av. Tomma ytor runt saker och ting. Mer obokad tid runt allt det bokade.

Jag föreslår helt enkelt att chefer återinför marginaler. Jag skriver återinför för jag har för mig att man hade mer marginaler förr i tiden.

Marginaler var normen och man skrattade lite överseende åt de s.k. tidsoptimisterna. De där människorna som verkade sakna förmågan att uppskatta hur lång tid saker och ting tog.

Idag skrattar man snarare nedlåtande åt de som faktiskt är tidsrealister. De som vet att den där glädje-tidskalkylen aldrig kommer att hålla och som har den dåliga smaken att påpeka detta. Vi suckar och sätter en svart plump i deras karriärs-protokoll. Tidsrealist är inte rätt sak att vara för den som vill ses som ambitiös.

Och det är exakt det vi behöver ändra på om vi ska få ett mänskligt arbetsliv. Ett arbetsliv där välmående människor levererar goda resultat.

Så jag vill uppmana alla chefer att våga vara nej-sägare i ordets allra bästa bemärkelse och stå upp för behovet av marginaler lite här och där. Typ lite över allt.

De fem marginaler du som chef behöver börja bygga in är:

1. I början av arbetsdagen. Sluta springa in på jobbet på morgonen och landa direkt i ett möte. Börja inte dagen på minus när det gäller att leda dig själv. Avsätt tid till att planera dagen utifrån dina prioriteringar; det som är viktigt för dig och ditt uppdrag. Och först därefter träffar du andra. Som förhoppningsvis har gjort samma sak! Och så är ni alla väl rustade för goda samtal om hur ni kan använda den tid och de resurser som finns tillgängliga.

2. Före varje möte. Behöver du i alla fall lite tid till att titta igenom eventuellt material och förbereda dig mentalt. Varför är du på mötet; vad vill du uppnå? Hur vill du vara och agera för att det ska bli ett så bra möte som möjligt för både dig och andra för dig viktiga personer? Vad behöver du vara förberedd på kan hända? Och hur ska du hantera om det gör det?

3. Efter varje möte. Finns det ofta papper att lägga på plats, noteringar att renskriva, information att skicka vidare, to do’s att antingen göra eller planera in i din kalender när de ska göras eller delegeras på ett bra sätt. Men också att reflektera över mötet. Blev resultatet det du hade tänkt dig? Varför/varför inte? Vad kan du lära dig för framtida möten?

4. I slutet av arbetsdagen – innan du går hem – är det rimligt med några minuters reflektion kring dagen. Hur var den? Vad uppnådde du? Hur fick den dig att må? Vad gjorde du bra? Vad kunde du ha gjort bättre? Några minuter där du skriver ner korta svar på ovanstående frågor samtidigt som du sneglar lite på morgondagen. Ovärderligt, säger de som har provat (och får stöd av forskning).

5. När uppgifter och projekt planeras. Vi behöver återupptäcka den gamla kunskapen att ting tar tid. Längre tid. Än vi tänkt, önskat eller vad överordnade hoppas. För det händer saker. Det vet vi. Dels sånt vi inte kan förutsäga. Men också sånt vi hade kunnat förutsäga om vi bara hade avsatt lite mer tid till att tänka efter. Före.

Som chef och därmed förebild måste du helt enkelt börja våga stå upp för och prioritera att det avsätts realistiskt med tid för stort som smått.

Människor kan inte alltid ligga steget efter och ta till kvällar och helger för att hinna leverera mediokra resultat fem i tolv. Det ser vi av ohälso-talen, inte minst.

Du behöver se till att det normala är att du och andra gör bra saker som blir klara i tid – trots att ni ”bara” har jobbat på arbetstid.

Människor behöver också då och då blir klara innan utsatt tid! Underpromise and overdeliver! Det ger energi och bygger självkänsla hos alla inblandade. Inga små saker, alltså. Definitivt inget att underskatta.

Och till dig som nu tänker att allt det där låter fint men att det aldrig kommer gå vill jag säga följande.

Nej, det kommer kanske inte alltid finnas tid för marginaler.

Nej, det kanske är inte är realistiskt att tänka sig att alla våra arbetsdagar ser ut så här.

Men!

Det är minst lika orealistiskt att nästan inga av våra arbetsdagar ser ut så här.

Så börja i liten skala.

Vilken marginal kan du börja med att stoppa in för att göra i alla fall någon arbetsdag mer rimlig, hanterlig och mänsklig?

.

.

Between stimulus and response there is a space. In that space is our power to choose our response. In our response lies our growth and our freedom. — Viktor E. Frankl