— ”Jag har problem med hög korttidsfrånvaro hos mina medarbetare”, säger en chef suckande till mig. Och berättar hur det ställer till det i verksamheten. Gör det svårt för de andra, de som är på jobbet.

— ”Jag måste förmedla det till medarbetarna. Eller så behövs tydligare sanktioner …”, säger hen och ser lite trött ut inför valet mellan morot och piska.

— ”Hur skulle du göra?”, säger chefen och tittar på mig.

— ”Jag skulle börja med att summera vad jag vet om situationen”, säger jag och tar med chefen i mitt resonemang.

Vuxna och kompetenta människor är alltså borta från jobbet. I och för sig bara enstaka dagar här och där men alldeles för ofta och alltid med kort varsel.

Eftersom det är flera individer som gör på samma sätt kan man anta att frånvaron inte är orsakad av något i privatlivet.

Det är vidare inte troligt att medarbetarna inte vet att deras frånvaro ställer till det för kollegorna. Inte minst för att de själva påverkas av andras frånvaro.

Att då ta initiativ till att berätta denna självklarhet för dem kommer bara väcka irritation.

Tror chefen att vi är dumma i huvudet?! Och korttidsfrånvaron – om den alls påverkas – riskerar snarare att gå åt fel håll.

— ”Medarbetarna vet alltså att de ställer till det när de är borta. Men är borta i alla fall!”, utbrister chefen. Och börjar luta åt mer sanktioner. Syndarna ska straffas.

Och visst kan det fungera. Om man med fungera menar att korttidsfrånvaron ska minska.

Men frågan är om det inte blir en klassisk ”vinna slaget men förlora kriget” för chefens del.

Medarbetarna blir bättre på att vara på jobbet … men också bättre på att underprestera där.

Utifrån det vi vet tolkar jag nämligen frånvaron som en reaktion på något på jobbet. Som i så fall kommer någon annanstans om man lyckas strypa den väg reaktionen tar idag.

För att komma vidare behöver vi veta mer om vad det är medarbetarna egentligen ”säger” genom att vara borta lite till och från.

— ”Jag tycker du ska fråga dem”, säger jag till chefen.

— ”Men hur då”?, undrar hen.

Och jag förstår vad chefen menar.

Det är ju inte så troligt att det är en konspiration. Att medarbetarna har gaddat ihop sig utifrån missnöje med fråga X och gemensamt beslutat att ge igen genom att vara borta lite här och där. För att sedan berätta det på en direkt fråga från chefen.

Istället tänker jag att den återkommande frånvaron har smugit sig in som ett sätt att visa missnöje. Omedvetet har den blivit en del av kulturen. Det sätt man gör saker på.

Jag tänker alltså att frånvaron inte är problemet utan symptomet. Frånvaron har blivit arbetsgruppens sätt att kompensera för någon brist i jobbet. Att det är den som behöver åtgärdas och att frånvaron då troligen löser sig av sig självt. Men att den egentliga bristen inte kan åtgärdas så länge man inte kan prata om den.

Medarbetare och chef måste helt enkelt börja tala klarspråk med varandra.

Och det är, som alltid, chefen som måste ta första steget.

Så jag föreslår att chefen tar ett tillfälle där det finns gott om tid (eller skapar ett sådant) och säger något i stil med:

— ”Jag har funderat över den höga korttidsfrånvaron i gruppen.” (Att den är hög kan med fördel underbyggas med statistik som jämför med andra relevanta grupper eller gruppen själv över tid). ”Jag undrar vad den kan bero på. Och vad vi skulle kunna göra åt den eftersom den ställer till det för oss alla.”

Bara så. Inget mer. För nu ska hen låta medarbetarna prata om detta i lagom små grupper (3-4 personer).

Och chefen ska bara sitta med och lyssna.

Verkligen bara lyssna. Möjligen ställa kompletterande frågor i stil med ”förstår jag det rätt som att …”; ”menar du att …”; ”skulle du kunna utveckla det där om …”; ”har du något exempel på …” och liknande.

Chefen ska inte heller värdera det som sägs.

Inte ens positivt. För det kommer styra det som kommer fram. Chefen ska därför bara lyssna, försöka förstå och tacka för informationen och förtroendet.

Slutligen kan chefen fråga:

— ”Vad behöver vi göra nu”?

För att återigen bara lyssna. Och sedan göra det möjligt för medarbetarna att kunna ta förslagen vidare. Just det, det är medarbetarna som tar förslagen vidare. Det är viktigt.

Chefen tittar fundersamt på mig. Och säger:

— ”Så här brukar jag ju inte göra”.

Nej, just det. Tänker jag. Och ler uppmuntrande.