Signaler om värde

“Meetings are toxic”, utbrister Jason Fried i den film jag avslutade mitt förra inlägg med. Vi nickar igenkännande. Och hastar iväg till nästa möte.

Enligt Bain & Company, ett av världens största managementkonsultbolag, lägger organisationer i snitt 15 procent av sin sammanlagda tillgängliga tid på möten.

Och troligen bra mycket mer än 15 procent av organisationens sammanlagda lönesumma.

Mötestiden är nämligen inte jämnt fördelad i organisationen. De som tjänar avsevärt mycket mer än snittet spenderar också avsevärt mycket mer tid i möten.

Till de 15 procenten ska också läggas tid för förberedelse och efterarbete. Ett arbete som i stor utsträckning görs av också andra än de som deltar i mötet. I alla fall om den som deltar är chef. Vilket hen ofta är.

Och ju högre chef, desto mer nyttjar hen andra för sitt kringarbete kring mötena. Det finns siffror på det också.

Det är nog ingen överdrift att tänka att i alla fall en tredjedel av en organisations sammanlagda lönesumma läggs på möten.

Så hur förräntas den ansenliga summa pengar som alltså investeras i möten?

Bain & Companys siffror visar att 80 procent av alla möten är helt avdelningsinterna.

Och för de 20 procent möten där någon utanför den egna avdelningen deltar … ja, där konstaterar man att dessa ofta är fel personer och att man har mötet av fel skäl.

Ofta handlar det nämligen om informationsmöten. Men möten är inte rätt kanal för informationsspridning. Det blir tråkigt. Så människor gör annat under mötena.

I en av de studerade organisationerna skickade 22 procent av deltagarna tre eller fler mail per varje 30 minuter i möte.

Inte konstigt att ledande befattningshavare tycker att 75 procent av de möten som de deltar i är ”ineffektiva eller mycket ineffektiva”.

Varför de ofta dubbelbokar sig och väljer vilket möte de ska gå på när stunden är inne.

När mötena blir meningslösa förhåller vi oss till dem på ett sätt som gör dem … meningslösa.

Det låter som en ond cirkel.

Och en dålig sak att investera så mycket pengar i.

Vanligtvis håller de flesta organisationer väldigt hårt i sina pengar. Relativt små belopp måste attesteras och godkännas av högre chef. Klokheten i detta kan man ifrågasätta (jag gör det en annan gång …) men de allra flesta ställer upp på den bakomliggande tanken.

Att man måste säkerställa att organisationens pengar används på bra sätt.

Men när det kommer till människors tid slösar samma organisation bort enorma belopp helt utan minsta eftertanke.

Chefer på alla nivåer kallar nämligen sina medarbetare till timslånga möten i tid och otid. Utan någon som helst kontroll av det kloka i detta.

Ta t ex alla dessa måndagsmöten eller veckomöten eller vad ni kallar dem hos er. De där veckovisa stående avdelningsmötena som är mer regel än undantag. Som ingen riktigt gillar men som man har i alla fall. För att det på något sätt känns sämre att inte ha dem.

Nåväl, att samla sin avdelning en timme varje vecka ”bara för att” är ett ganska stort investeringsbeslut. Ett beslut som räknat i pengar vida överstiger flertalet chefers attesträtt när det gäller finansiellt kapital.

Som kanske till och med kvalar in för att behöva dras i någon investeringskommitté.

Men som bara för att det handlar om människors tid kan göras helt utan att någon överordnad ens informeras om att investeringen sker.

Jag är inte den som brukar propagera för mer kontroll och begränsning av chefers möjligheter att leda på sätt de finner kloka. Och det gör jag inte nu heller.

Men jag reagerar över den iögonfallande diskrepansen mellan hur hårt organisationer centralstyr och kontrollerar användningen av finansiellt kapital. Och det totala ointresset för hur den dyrbara resursen människors tid i stor utsträckning planlöst slösas bort.

I båda fallen handlar det ju om reda pengar. Pengar som ska betalas ut. Inom 30 dagar.

Och jag tänker att om jag reagerar kanske även andra reagerar.

Organisationer och deras ledare måste börja fundera över vilka signaler de skickar till sina medarbetare.

För om man verkligen menar att det är människorna som är organisationens viktigaste resurs … ja, då tror jag att organisationer måste förhålla sig till möten och människors tid på ett helt annat sätt än de gör idag.

Annars är ju risken stor att människor faktiskt inte känner sig särskilt värdefulla.

dilbert_carbon_paper

Vad tänker du om rådande möteskultur? Stämmer det jag skriver med din bild?

Tack för att du delar med dig i kommentarsfältet nedan. Det hjälper mig och det hjälper andra.

4 Comments on “Signaler om värde”

  1. Jag kan ibland undra över vad som hänt inom mötesområdet genom åren. Visserligen har vi fått ny teknik i form av smarta telefonlösningar, web-möten mm – men har vi lärt oss hur vi bäst använder tekniken och vad som krävs av mötesledare och mötesdeltagare? Syftet med mötet?
    Ett bra möte ger energi, ett dåligt möte tar energi… (energi – en nyckel till framgång?)
    Ett bra möte är en investering, ett dåligt möte slukar pengar…

    1. Ja, händer det något på området egentligen? Annat än att det blir mer kvantitet (fler möten) i takt med att kvaliteten försämras. Och kostnaden i både pengar, tid och (som du skriver) den viktiga energin bara växer.

      Vi borde lägga mer tid på att verkligen tänka oss för när det gäller möten. Är mötet nödvändigt? Vilka är i så fall rätt personer? Hur kommer de bäst förberedda? Hur kort kan vi hålla det? Och hur tar vi hand om resultatet?

      Bara det att det faktiskt blir ett resultat är ju inte så självklart. Jag sitter ibland med på möten som inte leder till något alls. Och ingen verkar särskilt upprörd vilket jag tolkar som att det inte är ovanligt.

      1. Jag hörde ngn siffra på att ca 1/3 av alla möten är kontraproduktiva, kan man därtill minska den interna e-posten… – det är mycket tid att frigöra.
        Jag håller helt med dig kring dina tankar om att vi behöver tänka igenom syftet med mötet, vilka ska vara med, hur mötet ska genomföras, att vi avslutar med en gemensam reflektion och i den bästa av världar går var och en hem gör sin egen reflektion kring, på vilket sätt bidrog jag med energi på mötet?
        Jag gillar och det ger mig energi att delta på möten där vi inte bara använder den vänstra hjärnhalvan (logik, fakta, detaljer etc) utan också att vi kopplar på den högra (kreativitet, känsla, intuition, helhet) – det ger energi! Jag tror ju på tillsammansarbete, delningskultur.
        Ibland tänker jag att den nya tekniken gjort det enkelt att skapa olika uppföljningar, mallar för rapporteringar etc. Vi tappar fokus på processen för att nå målet. För mycket tid läggs på det som varit än det som ska komma..
        Hur som helst ska de möten vi har vara energigivande, vi ska använda båda hjärnhalvorna och vi behöver varandra ..

        1. Ja, varför inte använda båda hjärnhalvorna när vi ändå har båda med oss ;-)

          Och energin som du skriver om är verkligen viktig. Vi borde förstå den bättre och vara bra mycket mer rädda om den under våra arbetsdagar. För den är känslig.

          Jag läste en intressant bok om just detta. Både hur lätt det är att tappa energin och forskningsbaserade råd om vad vi kan göra för att vårda den under vår arbetsdag.

          Boken heter Two awesome hours och är skriver av Josh Davis. Du kommer gilla den!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *